İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 14 Şubat 2025 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmış olup Tebliğ, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64. Maddesinin 4. Fıkrasında sayılan ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin usul ve esasları içermektedir.

Tebliğ ile birlikte (i) 01/01/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler ile (ii) bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktöring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28 Temmuz 1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterini (“Defterler”) elektronik ortamda tutmakla yükümlü hale gelecektir.

Yukarıda sayılmayan şirketler ihtiyari olarak Tebliğ kapsamındaki defterlerini elektronik ortamda tutabilecektir. Bu durumda defterlerin tamamı elektronik ortamda tutulacaktır. Defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketler de Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun düzenlenen bir kararla, kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır. Ek olarak, defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaktır. Elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.

Elektronik ortamda tutulan defterlerin incelenmesinde ve ibrazında sistemden indirilen ve doğrulanabilen elektronik defter dosyası esas alınacaktır. Defterdeki kayıt ve kararların ibraz edilmesinin gerektiği hallerde; kullanıcı, sistem üzerinden kayıt veya kararın doğrulanabilen bir nüshasını oluşturabilir. Bu şekilde oluşturulan ve doğrulama yöntemleriyle muhataplar tarafından sistem üzerinden teyit edilebilen kayıt ve kararların aslına uygun olduğu kabul edilecektir.

Sistem üzerinde oluşturulan defterlerin incelemeye sunulması veya yetkili makamlara ibrazına ilişkin sorumluluk şirkete ait olacaktır. Şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından bir veya daha fazla kişi olacak şekilde belirlenen sistem kullanıcıları, defter üzerinde işlem yapma yetkisine sahip olup kullanıcının yönetim kurulu üyesi olmayan üçüncü bir kişi olarak seçilmesi de mümkündür. Defter kayıtlarının doğruluğu ve kayıtlar arası farklılıktan doğabilecek zararlardan yönetim organı üyeleri ve yöneticiler sorumlu olacaktır.

Yükümlülük kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içerisinde Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onaylarını yaptırmalıdır.

İşbu Tebliğ 01/07/2025 tarihinde yürürlüğe girecektir.